Miről is szól a dolog?

Ez is egyfajta értékelő rendszer, amellyel megvizsgálhatjuk, hogy bizonyos dolgok, projektek, csapatok jól működnek-e. Valójában egy korábbi modell (autonomous-squad) felturbózott változata.

Ennek alapja a “squad”, amely a Spotify-nál egy kisebb fejlesztési csapat (crossfunctional, self-organized).  

Hogyan csinálják?

Három fő lépésből áll:

1. workshop-okat tartanak, ahol a squad tagjai megvitatják és értékelik a jelenlegi állapotot különböző szempontok alapján
2. erről csinálnak egy vizuális összefoglalót
3. felhasználják az adatokat, hogy javítsák a squad működését

Ezen a példán 7 csapat (vízszintes tengely) értékelte a saját helyzetét a felsorolt szempontok alapján (függőleges tengely), ahol az értékelés eredményét a színes pöttyök és nyilak jelzik:

• szín: állapot (zöld: jó, sárga: vannak problémák, piros: rossz)
• nyíl: fejlődés (felfele: javult, lefele: rosszabbodott)

Ha kicsit mélyebben elemezzük, akkor mit látunk:

• oszlop szinten észrevehetjük, hogy a 4-es csapat alapvetően elégedett, míg a 2-es csapatnak több szinten is problémái vannak
• sor szinten, pedig látható, hogy alapvetően mindenki jól érzi magát, de a kód nem az igazi stb.
• ha az egészet nézzük, akkor a nyilak alapján kijelenthető, hogy a fejlődés észrevehető

Fontos megjegyezni, hogy ez egy önértékelésen alapuló modell, ezért őszinteségen és szubjektív véleményen alapul, így csak olyan környezetben tud működni, ahol bizalom foka magas, és az emberek megbíznak a managereikben és a kollégáikban.

Hogyan gyűjthetünk adatokat?

Nos, ők arra jutottak, hogy az online kérdőívek kitöltése szívás, mert pont az érdekek ütköztetése marad el, amely “key point” ilyen esetben, hiszen megbeszélés közben minden fél (squad, managerek) betekintést nyerhetnek a témákba, és például a managerek ötleteket meríthetnek, hogy hogyan tudják segíteni a csapatot. Ezért döntöttek a workshop mellet, amelyek általában 1-2 órásak.

Azért, hogy ezek a megbeszélések könnyebben haladjanak megalkottak egy adag kártyát, ahol minden indikátornak van egy kártyája, amelyen szerepel egy jó példa és egy rossz példa. Íme:

Minden kérdésnél a csapatnak meg kell vitatnia, hogy mihez vannak közelebb a "király" vagy a "szívás" állapothoz, és klasszikus workshop technikákat alkalmaznak arra pl. pötty-szavazás, hogy megállapítsák, hogy melyikhez vannak közelebb és mi a trend így például:

Három szintet használnak, hogy egyszerűbbé tegyék:

• zöld: nem azt jelenti, hogy tökéletes, hanem, hogy a csapat elégedett ezzel a helyzettel, és nincs szükség nagyobb beavatkozásra
• sárga: jelzi, hogy vannak fontos problémák, amikkel foglalkozni kell, de nincs vészhelyzet
• piros: baromi nagy probléma van, amit javítani kell

Melyik / milyen kérdést tegyük fel?

A fenti példákon látszik, hogy sokféle kérdést lehet feltenni, ehhez némi segítséget nyújtanak:

• a kérdésekkel szélesebb vizsgálati kört igyekezzünk lefedni
• ezek csak kezdőpontok lesznek, hiszen a csapat módosíthatja a kérdéseket attól függően, hogy mennyire relevánsak, vagy ők mit gondolnak relevánsnak
• próbáljunk max. 10 körüli kérdésben limitálni a számot
• győződjünk meg arról, hogy a kérdések azzal a környezettel kapcsolatosak, amiben a csapat dolgozik és nem az eredményekkel pl. velocity, így kevésbé lesz "fenyegető" és a csapat inkább támogatásnak, mint bírálatnak fogja érezni

Milyen gyakran érdemes a felmérést elvégezni?

Magunknak érdemes eldönteni, de a negyedéves periódus tűnik a legoptimálisabbnak (a havi inkább nyomasztó). De érdemes többféle módszert keverni. Ezzel teljes mértékben egyet tudok érteni. Egy nem teljesen idekapcsolódó példa: egyszer eszembejutott, hogy csináljunk “egyenruha péntekeket”, amikor mindenki igyekszik hasonló ruhában jönni pl. kockás ing, pulcsi. Először mindenkinek fura volt, a másodiknak óriási sikere lett (lsd. kép :), a harmadik után megunták az emberek. Beszüntettem, és majd előszedem fél év múlva.

Fontos!

Amennyiben szeretnék használni ezt a technikát van pár dolog, amit érdemes észben tartani, mert a módszer nagyon jó eszköze lehet az improvementnek, de ha helytelenül használjuk, akkor több kárt okozhat, mint hasznot. Ezért:

• legyünk tisztában, hogy miért is szeretnénk használni (nem bírálat, hanem motiváció a kulcspont)
• személyes beszélgetések során gyűjtsünk adatokat, és ennek a környezete legyen laza
• vonjuk be a csapatot és próbáljuk meg velük együtt kialakítani a kérdéseket
• a csapat jóváhagyása fontosabb, mint az adatok egyhangúsága, ezért ha az egyik csapat teljesen más kérdéseket választ, mint a másik csapat akkor azzal nincs probléma (persze az összkép nem lesz annyira egységes)
• találjunk egy egyszerű módot arra, hogy vizualizáljuk az adatokat
• óvakodjunk attól, hogy összehasonlítsuk a csapatokat. Azért, mert az egyik csapatnál minden ok, még nem jelenti, hogy jobb, mint a másik csapat. Lehet, hogy csak optimistább, vagy a másik csapat őszintébben vállalja a problémákat. A lényeg, hogy a kérdés a managertől: "Miben segíthetek?" nem pedig, hogy "Ők miért rosszabbak, mint a többiek?"
• Figyeljünk! Kérdezzük meg a csapatot, hogy ez a módszer segít-e nekik. Ha abbahagynánk, akkor hiányozna-e nekik. Hogyan tegyük hasznosabbá? Hiszen a módszernek is fejlődnie kell.

Remélem hasznosnak találtátok, érdemes kipróbálni. Nálunk működött egy darabig, aztán átalakítottuk.

Forrásanyagok:

• angol leírás
• kártyák letölthetősége